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Les archives municipales de la Motte-Servolex

La Motte-Servolex

Les archives municipales… comment ça marche ?

Elimination des archives de la Motte-Servolex

Tout au long de l’année, les services municipaux émettent de nombreux documents papier à conserver précieusement (documents d’état-civil, dossiers d’urbanisme, documents de travail, etc.). Chaque type de document a une durée légale de conservation à respecter. C’est le rôle des archives de s’assurer de la bonne conservation et surtout du répertoire de ces milliers de dossiers.

L’archivage comporte deux grandes étapes :

  • les versements, qui sont les dépôts de boîtes aux archives, remplies par les services,
  • l’élimination, qui consiste à détruire les documents qu’il n’est plus nécessaire de conserver.

À la Motte-Servolex depuis 2010, une archiviste de Grand Chambéry vient en mission plusieurs semaines pour accompagner Laurent Beaujard, correspondant archives de la mairie. L’objectif ? Déterminer quels documents sont à conserver (en fonction des délais légaux en vigueur) et vérifier les contenus des versements effectués dans l’année. La liste des documents à détruire est transmise aux Archives départementales pour validation et autorisation de destruction confidentielle.

Cette année, “18 mètres linéaires” sont à détruire, qui correspondent à 18 mètres de boîtes d’archives alignées et représentent entre 400 et 600 kg de papier. 

En 2021, la mission de destruction confidentielle des documents est confiée à l’APEI de Chambéry, habilitée à cet effet. Si cette fois l’élimination permet de retirer 18 mètres de boîtes d’archives, ce sont 38 mètres qui entrent ! Chaque année, le stock s’agrandit et il faut trouver des solutions pour conserver ces documents, dont certains sont à garder sans limite de temps.

L’univers des archives est ainsi riche en découverte et en histoire puisque certains documents présents en mairie de la Motte-Servolex remontent à la révolution française.

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